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Der Betriebsprüfer und die Datensätze: was wird hier überhaupt geprüft?

Freilassing (mun) – Die firmeninterne Software der Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung und Anlagenbuchhaltung wird vom Finanzamt angezapft: seit 2002 interessiert sich der Betriebsprüfer nicht mehr nur für die Papierordner der Steuerpflichtigen. Datensätze werden mithilfe von IDEA durch-leuchtet. Chi², Benford-Test und Co decken Mängel in der Buchhaltung schnell auf. Aber werden denn heute tatsächlich nur steuerrechtlich beachtliche Sachverhalte überprüft? Oder werden bei Prüfungen jetzt auch vermeintliche „Lücken“ und andere Ungereimtheiten als Grundlage für Schät-zungen angeführt?

Mit dem Steuersenkungsgesetz vom 23. Oktober 2000 wurde der neue Absatz 6 in den § 147 AO eingeführt. Er erlaubt den Beamten für Zeiträume ab 2002, auch auf die Daten aus steuerlich relevanten IT-Systemen der Steuerpflichtigen zuzugreifen. Entweder direkt über die EDV, durch Beauftragung des Steuerpflichtigen oder eben durch die am meisten genutzte Datenträgerüberlassung.

Dabei hat sich nach Einführung des Gesetzes zuerst wenig geändert. Viele Prüfer verlangten erst gar nicht nach den Daten. Oft wurden die Datenträger auch nur dazu verwendet, Kontenblätter am Prüfer-Laptop anzuzeigen - vorausgesetzt die Daten konnten in die EDV der Verwaltung überhaupt eingelesen werden.

Anders ist es heute: die Verwaltung fragt bei Beginn der Prüfung nicht nur nach den Daten der Buchführung, sondern interessiert sich auch für die branchenspezifischen Softwaresysteme der Firmen. Diese liefern, ähnlich wie bei den Buchhaltungssystemen, Datensätze in genormten Formaten fertig zum Import in den Laptop der Betriebsprüfer.

Manch einer staunt bei der Schlussbesprechung aber nicht schlecht: die Datensätze enthalten laut Betriebsprüfer Lücken, Einträge lassen auf nachträgliches Löschen von Umsätzen schließen und überhaupt stelle sich bei der Datenanalyse ein breites Feld für Zuschätzungen dar.

Mühsam ist hier die Gegenargumentation. Denn zweifelsfrei kann nur der Hersteller der Software zusammen mit einem technisch versierten Steuerberater Argumente liefern – Glück für den Unternehmer wenn die Finanzverwaltung darauf hört. Schließlich muss sich der Unternehmer Fehlfunktionen der Software auch dann zurechnen lassen, wenn er ehrlich gearbeitet und alle Besteuerungsgrundlagen ordnungsgemäß deklariert hat.

Beispiel: fehlende Nummern
Ein häufiges Argument der Beamten sind fehlende Nummern, die in normalerweise geschlossenen Systemen wie Auftrags-, Vorgangs- oder Kassennummer ermittelt wurden. Die Betriebsprüfung geht, wie bei der fortlaufenden Rechnungsnummer, von einem Ordnungskriterium aus. Das Fehlen einer solchen Nummer veranlasst die Betriebsprüfung, von einem nachträglich entfernten Umsatz auszugehen. Dabei ist die Herkunft des Fehlers oft banal.

Beispiel 1:
Ein Kunde einer Apotheke verlangt nach Aspirin 300. Der Mitarbeiter „zieht“ diesen Artikel über den Scanner der Registrierkasse. Gleichzeitig wird im System der Vorgang #397745 angelegt. Der Kunde überlegt es sich jedoch anders. Er bittet, den Artikel in Aspirin 400 umzutauschen. Der Mitarbeiter beendet den aktuellen Abverkaufsvorgang der EDV-Kasse, um in einem neuen Auftrag den neuen Artikel als Abverkauf zu erfassen. Dieser wird mit der neuen Vorgangsnummer #397746 gespeichert. Nach diesem Verkauf fehlt Vorgang #397745.

Die o. g. Vorgangsnummer könnte man auch „Index“ nennen. So werden in Datenbanken Nummernfelder bezeichnet, die für den Bediener nicht wichtig sind, im System aber dafür benötigt werden, die Eindeutigkeit der Datensätze zu gewährleisten. Die Grundsätze relationaler Datenbanken verlangen, dass niemals zwei völlig identische Datensätze existieren können. Dies würde zu einer Fehlfunktion der Software führen.

Aus dem Zweck dieser Nummer lässt sich schon schließen, dass der Software-Hersteller zwar darauf achten wird, dass solche Nummern keinesfalls vom System doppelt vergeben werden. Das Fehlen einzelner Nummern wird jedoch hingenommen, da es keine negativen technischen Auswirkungen gibt.

Hier wäre es falsch, von Seiten der Betriebsprüfung fehlende Umsätze zu vermuten. Der Datenbank-Index ist kein geeignetes Kennzeichen, die Vollständigkeit der Daten zu prüfen.

Anders zu beurteilen wäre z. B. die fortlaufende Nummer der Kassenendsummenbons. Gerade hier wird eine fortlaufende Nummer aufgedruckt, um sicherstellen zu können, dass alle Bons ausgedruckt und aufbewahrt wurden. Hier handelt es sich sehr wohl um ein Ordnungskriterium, das bei Lücken zu Recht das Misstrauen des Prüfers zur Folge hat.

Das Gleiche gilt für die fortlaufende Rechnungsnummer.

Beispiel: Querverprobung der Datensätze
Der Kreativität bei der Datenanalyse sind keine Grenzen gesetzt, wie folgendes Beispiel verdeutlicht.

Beispiel 2: Der Betriebsprüfer stellt die Datei mit den Mandantenstammdaten eines Steuerberaters und dessen Rechungsausgangsbuch gegenüber. Bei der Analyse fällt auf, dass 350 erfasste Mandanten keine Rechnungen erhalten haben. Der Betriebsprüfer vermutet nicht versteuerte Einnahmen und will eine Zuschätzung vornehmen.

Auf den ersten Blick überrascht das o. g. Ergebnis tatsächlich. Untersucht man den Sachverhalt genauer, müssen hier zwei Argumente ins Feld geführt werden.

Erstens erhält der Prüfer Datensätze bestenfalls nur für den aktuellen Prüfungszeitraum. Die Mandantenstammdaten umfassen aber den gesamten Datenbestand des Steuerberaters, also nicht nur die Mandanten des Prüfungszeitraums.

Wurden also Mandantenstämme nach dem Prüfungszeitraum (PRZ) angelegt, erhielten diese Mandanten auch erst später eine Rechnung. Sie können im Rechnungsbuch des PRZ nicht auftauchen. Analog verhält es sich mit Mandanten, die vor dem PRZ die letzte Rechnung erhielten und bereits ausgeschieden sind.

Zweitens gibt es genügend Gründe, in der Kundendatenbank (hier: Mandantenstamm) auch Kontakte zu erfassen, die (noch) keine Kunden bzw. Mandanten sind. Es handelt sich hier oft nur um Geschäftspartner, die wegen des Kontakts, wegen eines Angebots oder aus anderen Gründen gespeichert wurden und später bei Bedarf angerufen oder angeschrieben werden können.

Die Argumentation der Betriebsprüfung läuft auch hier ins Leere.

Eine solche Verprobung könnte beispielsweise auch für Artikel des Artikelstamms im Abgleich mit dem Rechnungsbuch durchgeführt werden. Die entkräftende Argumentation könnte wie oben dargestellt geführt werden.

Umfang der Daten Streit herrscht oft auch über den Umfang der Datensätze, die dem Betriebsprüfer ausgehändigt werden müssen. Während die Kostenstellenbuchhaltung offengelegt werden muss, müssen einzelne Rechnungs- und Kassenumsätze laut Hessischem Finanzgericht nicht ausgehändigt werden (Urteil v. 24.04.2013 – 4 K 422/12). Es genügt die Vorlage der Tages-endsummen und der Rechnungssummen. Aber: Der BFH wird hier das letzte Wort haben. Und ob es dem Prüfungsklima dienlich ist, vorhandene Daten nicht auszuhändigen, ist mehr als fraglich.

Fazit: Die Verwaltung verlässt leider mit der Da-tenprüfung häufig den Pfad der Tugend und prüft Dinge, die mit üblicherweise zu beurteilenden steuerlichen Sachverhalten nichts mehr zu tun haben. Abhilfe kann hier nur die Unterstützung des Programmherstellers und des Steuerberaters bieten. Nicht jeder Softwareanbieter ist jedoch zur Hilfeleistung bereit.

Ratsam ist auf jeden Fall die Prüfung der Datensätze mit einem spezialisierten Steuerberater vor Beginn der Betriebsprüfung, damit Problembereiche definiert und erläutert bzw. erklärt werden können.

Autor: Martin Unterrainer
Freilassing, 20.05.2013

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